2022.11.17
在寻找公司来策划活动时，组织通常会发布征求建议书 (RFP)。RFP 几乎可以被认为是一份工作清单。它简要概述了工作或活动，并包括提交所需的要求。
1、活动提案
有许多类型的提案，从赞助活动提案到公司活动提案。为什么要经过这个过程?它允许组织撒下一张大网，并平等地评估不同的活动公司，以找到能够以合适的价格将他们的活动带入生活的公司。这是一个尽职调查的问题，也是活动策划者工作量中要求很高的一部分。不幸的是，对于活动策划者来说，提案需要时间，否则这些时间本来可以花在计划上。但是，如果没有活动，就没有任何计划。这是一个经典的catch-22。幸运的是，通过遵循一些简单的指南，您可以减少创建提案所需的时间。使用正确的策略，您可以创建组织将响应的提案。
2、虚拟活动提案
现在，随着虚拟活动成为焦点，提出的提案也更加多样化。虚拟活动提案将具有与典型活动提案不同的要求，并且更加强调虚拟活动软件。当您将活动类型从面对面扩展到虚拟和混合并收集更多经验时，不要害怕参加这些类型的活动。虚拟活动、虚拟会议和虚拟会议与现场活动没有什么不同，并且可以提供学习新技能的绝佳机会。
3、清楚了解活动提案要求
第一件事。查找 RFP 并仔细阅读。你不能参加所有活动。除了您的公司有计划的带宽之外，您只有这么多时间花在提交 RFP 上。现在，您一年提交多少活动提案取决于几个因素。你的策划公司有多大?您是否有专门的工作人员提交提案?如果您赢得提案，您的组织可以采取哪些可行的措施?RFP 将说明基本情况。在大多数情况下，这包括活动日期、地点、规模和概览。
阅读 RFP 时问自己这些问题
查看 RFP 要求和截止日期，您是否有时间创建提案?
你有足够的带宽来举办这个活动吗?
你有需要的资源吗?
本次活动将为贵公司带来什么?
该活动是否适合您的活动组合?
一切都与活动有关
有时 RFP 会出来，看起来很完美……除非它在一周内到期，并且与您每年举办的活动重叠，并且需要额外的工作人员，这意味着您必须获得新技术等等。你对此感到兴奋吗?你认为它会提升你的活动公司的品牌，并在未来给你更多的机会吗?去吧。
4、了解活动提案的市场要求
很多时候，您希望计划的活动是由与您公司所在的同一地点的组织进行的。很多时候，他们不是。在您的市场上不昂贵的东西可能在其他市场上很昂贵。在意识到您要提交可能会影响您提交的 RFP 后，需要采取一些步骤。
成本是相对的
市场影响成本。最重要的是，位置会影响成本。如果活动在您不习惯工作的城市举行，请进行研究。您必须在提案中提供预算，这只是第一步。该位置是否会以任何方式影响您的正常运营成本?考虑到这一点。您需要对劳动力、食物和场地的成本有一个现实的了解，才能制定预算草案。
了解数据安全、劳工等法规
无论活动是在国内还是国际上举办，每个州的规定都不同。从消防法规到交通、数据安全到劳动法，您需要了解可能影响活动的法律法规。做一些初步研究，看看您的正常经营方式是否会受到影响。
5、寻找完美的活动利基
每次考虑新的 RFP 时，您都应该考虑潜在活动是否符合您的活动计划策略。您的公司品牌基于您计划的活动。会议和活动行业非常庞大。从狭隘的会议到狂野的产品发布派对，有各种各样的活动需要计划。您的活动策划公司是做什么的?
创造性思考
什么让你兴奋?大型体验活动?内部公司晚宴?弄清楚你的专长应该是什么。从那里，您可以对您计划的活动更加挑剔。虽然建立您的活动组合以达到您想要的类型可能需要时间，但方向是关键。如果您想成为婚礼的首选活动策划公司，您不应该计划医疗会议。您提交的每个提案都应符合您多年来构建或正在尝试构建的叙述。
6、总结客户需求
提案都是关于告诉客户他们想听什么。说他们的语言。它从 RFP 开始。在您完成提案流程之前，您应该期望重新阅读 RFP 大约一百次。这并不夸张。当涉及到提案时，你永远不应该脱离脚本。RFP 概述了客户想知道的内容。但是，请确保不要过度销售您能够提供的产品。
从 RFP 构建活动提案
RFP 往往非常明确。这不是一个把戏。如果客户想要包含信息，您必须包含它。收到 RFP 后，确定要提交活动提案后，请与您的团队坐下来。让每个人通读提案，并根据 RFP 列出要求和问题。有什么需要进一步澄清的吗?大多数客户允许公司在活动提案到期之前提出问题。注意问题的截止日期。如果你需要清晰，那是时候问了。通常，要求将包括提案结构。您的团队是否创建了一个看起来像您的大纲?如果您对需要包含的内容达成一致，并且如果存在所需的结构，则您已经构建了一个活动提案模板。
7、活动提案要点
将您的活动提案汇总在一起时，您将使用您在阅读 RFP 时创建的模板或大纲。怎么强调都不过分——如果 RFP 要求包含某些内容，则必须将其包含在内。如果未提交要求，则不会考虑您的提案。RFP 中要求的任何内容都是必不可少的活动提案。
主要提升：活动预算
使用 RFP 中提供的信息，您需要创建预算。预算是了解市场的重要原因之一。如果你进得太高，你将不会被考虑。太低了，您将无法在不损害您的底线的情况下交付。预算不是一成不变的，但应该尽可能接近现实。涉及活动预算。花时间仔细预算。确保包括移动活动应用程序和活动管理工具等成本。除了让客户清楚地了解您的字面价值之外，它还将帮助您了解您可以从活动中获得的回报。要清楚，包括所有成本，并尽可能少地低估。
了解日期：活动时间表
如果您需要创建活动时间线，请保持简单。不要太沉迷于设计。像预算这样的活动时间表是草稿，是对将要发生的事情和时间的估计。添加大型里程碑可能会有所帮助，例如何时选择场地，以及与客户反复接触的基础。在活动提案中，活动时间线清楚地展示了您的团队如何计划和执行活动。
从经验中汲取经验：活动示例
客户想知道你的能力。他们通常会要求您包含两到五个活动示例。选择活动时，创建一个能引起客户共鸣的故事。毕竟，这个提议是关于他们和他们的活动的。如果提案是针对晚会的，请包括您制作的晚会的示例。没有任何类似的活动要包括?尽可能靠近。你用来描述活动及其成功的语言是有帮助的。不要忘记包含图像。包括指向您从活动管理软件获得的活动成功的报告和关键数据。
展示团队：简历
客户想知道他们将与谁合作。这是一个让您的员工大放异彩的机会。拉简历时，更新它们以迎合客户。展示您的团队的经验，但始终反映您想要赢得的赛事。如果团队成员没有机会从事该项目，即使他们有最丰富的经验，也不要在提案中包括他们。再次，不要超卖。
分解：服务范围
您将提供哪些服务?服务范围包括客户希望您涵盖的所有内容。有时，多个 RFP 会针对某个活动的一部分进行，例如规划、AV 等。其他时候，您需要引入供应商以满足 RFP 的要求。如果您使用活动技术，您可能希望在此处包含它。应包括 AV 合作伙伴、技术合作伙伴和构思合作伙伴等供应商。细分您的服务范围。如果 RFP 要求，请包括每个角色的成本，因为它与预算一致。
8、成功的活动提案设计
你的提议不仅仅是关于信息。这是关于活动提案设计的。活动策划是一种体验。如果您提交的提案乏善可陈，客户会认为您的公司乏善可陈。应该大量使用设计和图像。在决定提案的设计时，从简单开始。想想客户。他们是否为活动设计提供了任何指导?将此视为一个思考大局的机会。这是您用您对活动的想法让他们眼花缭乱的机会。不要忘记使用客户的标志，这是关于他们的。
9、活动提案模板
虽然您的活动提案模板将依赖于 RFP 要求，但有一些标准的活动提案要领包括在内。使用该列表作为指南。始终，始终，始终从 RFP 工作。不幸的是，每个活动提案都是不同的。每个活动都是不同的。要创建获胜的活动提案，您需要为客户量身定制提案。
您的活动提案模板的清单
封面
目录
客户名称
客户标志
活动名称
活动日期
您的公司名称
您的公司徽标
贵公司联系方式
公司简介
活动概览
团队简历
活动预算
活动时间线
工作范围
活动体验(示例活动)
RFP 要求
检查一致性、语法、拼写和正确的设计
10、活动提案介绍
活动提案是第一步。一般来说，一旦提案被提交和评估，客户就会缩小他们的选择范围。如果您被选中进行活动提案演示，客户会通知您。演示文稿将有自己的要求。您可以搜索示例活动提案演示文稿以帮助您入门。如果你能达到这个阶段，你就接近赢得比赛了。
11、提交您的活动提案
经过所有艰苦的工作，您可以提交您的活动提案，因为您知道您已尽力而为。
请记住，RFP 不是用来欺骗您的。如果您有什么不明白的，请让客户澄清。根据客户的需求定制演示文稿。您提交的活动提案越多，他们就越容易获得。追求符合您公司目标并帮助您进一步发展业务的目标。活动提案可能是一个耗时的麻烦，但它们不需要增加压力。虽然您应该使每个提案都与客户需求保持一致，但这并不意味着您每次都需要从头开始。团队简历和公司信息等基础知识应该已经存在。花点时间处理每个活动提案。质量而不是数量。祝你好运!
