2022.11.07
您的任务是策划组织的下一次大型会议、庆典或晚宴，公司的利益相关者要求您考虑不熟悉的目的地和酒店。他们要求你“振作起来”，基本上从头开始规划过程。此活动策划者清单将帮助您做到这一点。无论这是您的第一次会议还是第 40 次会议，此活动策划者清单都将为您提供帮助。它将教您选择完美目的地和地点的要素，包括编写响应性 RFP、分析结果、查看 RFP 可能未解决的其他考虑因素(包括现场访问)以及协商“双赢”为双方。
1、选择完美的目的地
将您的目的地与您的与会者需求相匹配
按您的与会者和您的组织将支付的费用细分预算
确定符合您的需求和预算的酒店和会议空间类型
回答本章中有关目的地的问题
认真考虑交通选择
2、寻找完美的目的地
看会议异议和要求：
目标是什么?
参加者的风格是什么?
会议空间、视听和食物怎么样?
查看您过去的调查结果和会议历史记录
在以下方面寻找并寻求帮助：
当地会议和旅游局 (CVB)
目的地营销协会国际 (DMAI) 博客
会议行业委员会，APEX 模板
国际会议专业人士 (MPI) 社区目录
专业会议管理协会 (PCMA) 会议和展览策略
领英群组
3、编写完美的 RFP
讲述您的组织和活动故事
定义活动的目的
给出一个非常详细的事件简介
请务必包含您的贸易展览信息
分享预算指南
提供最后期限
使用模板和在线资源：
可用于问题和澄清
4、评估酒店提案
创建评估标准电子表格
花时间评估定性因素
深入了解会议室配置
确定与场地工作人员的长期关系是否重要
寻求其他规划者的口碑推荐
5、充分利用您的网站访问
与主要利益相关者一起审查您的发现
安排现场检查并过夜
当您到达时，请确保您确认并回答有关交通、食物选择、税收和景点的问题
实地考察完成后，输入您的笔记，召开另一场会议并对场地进行排序
6、与酒店谈判
为他们提供会议的总体经济价值概览
协商更好的房间条款在食品和饮料 (F&B) 选项中发挥创意
将会议空间与卧室和/或 F&B 连接起来
了解您的技术选择并努力实现免费 Wi-Fi
以书面形式获取您谈判的所有内容
多读几遍你的合同，让别人看清楚
如果问题或问题仍然比比皆是，请咨询您的内部律师
签订合同
希望这份活动策划者清单将在您未来的所有场地规划事业中为您提供帮助。下次您需要寻找新场地时，请返回此列表以使该过程尽可能轻松。
